Un nombre grandissant d’entreprises font appel à des freelances pour réaliser certaines missions. Il s’agit en général d’intervenants spécialisés dans un domaine déterminé. Cette coopération offre entre autres plusieurs avantages. Par exemple, elle permet de déléguer les tâches répétitives et de gagner du temps à exploiter pour développer votre cœur de métier. Un freelance étant un véritable professionnel, il exécute les missions avec plus d’efficacité. Néanmoins, l’utilisation d’un bon système de communication est nécessaire pour réussir la collaboration. Cet article vous présente les meilleurs outils collaboratifs pour travailler à distance avec un freelance.

Qu’est-ce qu’on entend par outils collaboratifs ?

Pour travailler efficacement avec un freelance, il est indispensable d’utiliser un outil collaboratif. Permettant d’œuvrer à distance, celui-ci regroupe les moyens numériques qui facilitent la coopération. Ce qui constitue la première fonction d’une plateforme collaborative. Celle-ci met à disposition des utilisateurs les ressources nécessaires pour fluidifier les échanges.

Grâce à elle, vous pouvez partager des documents avec le freelance, discuter avec lui et mener des réunions à distance (en visioconférence). Vous avez également la possibilité de gérer les deadlines et de surveiller l’avancement des missions.

Bien entendu, les outils collaboratifs peuvent aussi s’utiliser en interne. D’ailleurs, ils facilitent la gestion collaborative des projets de l’entreprise et la communication entre les membres de l’équipe. Ces derniers n’ont donc plus besoin de se trouver au même endroit pour pouvoir travailler ensemble.

Les meilleurs outils collaboratifs pour travailler à distance avec un freelance

Pour travailler avec un freelance à distance, vous devez garder une communication fluide et veiller au bon déroulement du projet. Vous pouvez recourir à de nombreux outils collaboratifs pour atteindre ces objectifs, les suivants sont les plus sollicités :

monday.com

monday.com est une application qui centralise la gestion de vos projets sur une plateforme simple à manœuvrer. Son interface est axée sur la collaboration. Ce qui vous permet de rester informé et de mieux communiquer avec vos collaborateurs (équipe interne et freelances externes). En parallèle, vous pouvez gérer efficacement votre travail quotidien.

monday.com est le logiciel idéal pour planifier vos ressources et prévoir leur utilisation. Il vous offre également la possibilité de suivre l’avancement de chaque collaborateur et d’apprécier sa productivité. En outre, vous pouvez partager des fichiers et commenter les tâches pour obtenir les informations en temps réel.

Par ailleurs, monday.com propose des fonctionnalités d’automatisation et d’intégration qui centralisent votre travail sur une seule plateforme. Autrement dit, il synchronise vos e-mails et votre calendrier tout en intégrant vos fichiers. Ce qui vous évite de devoir ouvrir plusieurs outils et vous fait gagner du temps.

Evernote

Evernote est une autre application performante que vous pouvez utiliser pour organiser vos idées et les partager avec vos prestataires. Elle peut rassembler des listes de tâches et stocker des documents. Pour illustrer vos idées, vous pouvez vous servir de photos, de schémas, de dessins, d’articles de référence…

Evernote est l’outil collaboratif idéal si vous travaillez avec un freelance. Il vous permet d’expliquer clairement votre projet et de le peaufiner ensemble. L’application est disponible sur ordinateur et appareils mobiles. De ce fait, il est possible de vérifier l’avancée du projet à tout instant.

Dropbox

Disponible en version bureau et mobile, Dropbox figure parmi les outils collaboratifs les plus connus. Il permet de stocker vos fichiers en ligne et de les partager avec vos prestataires externes. Ces derniers peuvent installer l’application gratuitement sur leur ordinateur et vous livrer les travaux réalisés.

Vous les recevrez aussitôt qu’ils sont envoyés. D’un autre côté, vous pouvez leur transmettre les consignes en toute simplicité ainsi que les documents nécessaires à leur mission.

Google Drive

Google est le moteur de recherche le plus célèbre, il propose aussi son outil de travail collaboratif : Google Drive. Il peut accueillir tous types de fichiers et les transmettre à vos freelances (images, vidéos, textes, diaporamas, tableaux…). C’est l’application idéale pour envoyer des dossiers lourds. En outre, il vous offre la possibilité de créer directement des documents dans son interface.

KSuite

KSuite est une solution collaborative efficace. Spécialement conçue pour les freelances, elle simplifie la gestion à distance des projets. Pour y arriver, elle inclut différentes fonctions :

  • KDrive : un service de stockage pour partager des données et collaborer sur des feuilles de calcul ou des présentations.
  • KMail : un outil pour gérer vos e-mails, contacts et rendez-vous.
  • KMeet : une solution de visioconférence.
  • KChat : une messagerie instantanée pour communiquer, coordonner les missions, organiser les projets…

 

En somme, plusieurs systèmes collaboratifs peuvent vous aider à travailler à distance avec un freelance. La liste est loin d’être exhaustive, mais elle vous donne une idée des fonctions qu’un bon outil doit avoir.