Vous travaillez dans le service communication d’une grande entreprise. Votre supérieur hiérarchique vous a confié la lourde tâche d’organiser le prochain événement d’entreprise. Il aimerait que cela se passe sur la Côte d’Azur. Vous êtes ravie de relever ce challenge mais en même-temps aussi assez inquiète car c’est la première fois que l’on vous demande d’organiser un événement d’une telle ampleur. En suivant les conseils ci-dessous, vous devriez vous en sortir haut la main.
Le choix du lieu
En région PACA, les possibilités sont vraiment très nombreuses pour organiser un événement hors du commun. De Marseille à Nice en passant par Toulon, Cannes et Antibes, les lieux d’exception sur la Côte d’Azur ne manquent pas. Dès lors, vous devrez faire votre choix en fonction de votre budget et de la capacité d’accueil ciblée. Les lieux pouvant accueillir plusieurs centaines de personnes dans un cadre féérique avec vue sur la mer ne sont pas si nombreux que ça sur les bords de la Méditerranée. Au moment de faire votre choix, prévoyez une mission d’exploration sur place pour valider votre décision et vérifier que le lieu retenu est bien en adéquation avec votre besoin.
La capacité hôtelière de la ville est également un point à étudier de près. Certaines villes comme Nice ou Marseille ont une très grosse capacité. C’est moins vrai quand on se tourne vers de plus petites villes comme Cannes ou Saint-Tropez. Là encore, tout dépend de vos besoins. Si vous avez moins de budget vous pouvez opter pour un hotel à fréjus. Il existe un grand nombre hotels à frejus bien plus abordables que les hotels dans les grandes ville pour organiser votre événement. Vous pouvez par exemple aller à l’hotel sable et soleil (hotel-sableetsoleil.com)
Le choix de la date
Souvent, la date vous sera imposée par votre direction. Mais si vous vous y prenez tard, il se peut que la plupart des lieux intéressants soient déjà réservés. En haute saison, les festivals et congrès se succèdent à un rythme étrenné sur la French Riviera. Donc si vous prévoyez d’organiser votre événement d’entreprise entre Avril et Octobre, essayez de réserver votre salle au moins 6 mois à l’avance. Sinon, vous risquez de devoir faire un choix par défaut. Vous aurez le même problème pour les hôtels qui se remplissent très vite en haute saison.
Si votre événement repose en partie sur l’extérieur, soyez attentif à la météo. Même s’il fait souvent beau sur la Côte d’Azur, il peut y avoir de grosses averses. Comme on ne peut pas connaître la météo des mois à l’avance, soyez prévoyant en ayant un plan de repli en cas d’intempéries. La solution peut-être de louer une salle attenante à l’espace extérieur. En organisant votre événement entre juin et septembre, vous aurez toutes les chances de profiter d’un grand soleil.
Prévoir les transports
L’une des grandes difficultés sur la Côte d’Azur, c’est l’organisation des transports et de l’hébergement, heureusement vous pouvez sans problème réserver votre hotel à saint raphael sur un site spécialisé. L’aéroport de Nice est le seul à offrir des vols nationaux et internationaux en grand nombre. Ceux de Toulon et Marseille ont une capacité beaucoup plus réduite. Ensuite, vous rencontrerez des difficultés dans l’acheminement des participants entre l’hôtel et le lieu de l’événement. En effet, il y a souvent des embouteillages aux heures de pointe. Essayez d’anticiper cela autant que possible en choisissant un hôtel proche du lieu de l’événement.
